Innowacyjne rozwiązania w zakresie obiegu informacji

We współczesnym świecie ludzie są zalewani olbrzymią ilością informacji. Coraz większa ilość informacji i dokumentów stwarza problemy z ich przetwarzaniem. Czas dotarcia do informacji wydłuża się. Z tego względu coraz ważniejsze staje się ich porządkowanie. Większość informacji przetwarzanych w organizacjach można pogrupować w procesy biznesowe. Zarządzanie procesami biznesowymi jest bardzo ważnym wyzwaniem, gdyż wydajność obsługi procesami biznesowymi wpływa na wydajność całej organizacji.Ciekawe wnioski płyną z badań przeprowadzonych przez firmę Konica Minolta:
Pracownik biurowy poświęca blisko 20% swojego czasu na poszukiwanie dokumentów.
U ponad 60% średnich firm wciąż dominującą formą dokumentu jest forma papierowa.
W średnich firmach dwie na trzy firmy korzystają z systemu obiegu dokumentów, ale mniej niż 10% w pełni wykorzystuje ich funkcjonalność.

Dlaczego warto wdrożyć obieg dokumentów?

Standaryzacja procesów
Standaryzacja procesów pozwala mieć pewność, że podobne sprawy są załatwiane w podobny sposób w całej organizacji i nie zależy to od kompetencji i wiedzy konkretnych pracowników. Dzięki temu obsługa procesów może być optymalizowana na poziomie całej organizacji, a nie tylko lokalnie, poprzez rozszerzanie wiedzy pojedynczych ludzi.

Zwiększenie efektywności
Wdrożenie obiegu dokumentów pozwala nam w jasny sposób określić role użytkowników w każdym z procesów. Dzięki temu każdy użytkownik dostaje tylko te informacje, które są mu potrzebne i dostaje je w odpowiednim momencie. Ogranicza się dzięki temu angażowanie użytkowników niepotrzebnie i dzięki temu udaje się zwiększyć efektywność pracy. Jednocześnie informacje i dokumenty znajdują się w łatwo przewidywalnym miejscu, dzięki czemu dostęp do nich jest łatwiejszy.

Bezpieczeństwo informacji
System obiegu dokumentów zwykle zapewnia również nadawanie uprawnień do informacji dla konkretnych użytkowników i grup, w zależności od ich roli i etapu procesu. Pozwala to na precyzyjne kontrolowanie dostępu informacji. Ma to kolosalne znaczenie w sytuacji przetwarzania danych poufnych lub będących tajemnicą przedsiębiorstwa. Dzięki systemowi uprawnień możemy dawać dostęp do informacji uczestnikom procesu tylko w zakresie w jakim jest on niezbędny.

Drugim elementem bezpieczeństwa informacji jest zabezpieczenie przed utratą informacji lub jej niekontrolowaną modyfikacją. Służą temu mechanizmy zapisu historii zmian dokumentów i wersjonowania dokumentów. Dzięki temu możemy dokładnie sprawdzić kto i kiedy zmodyfikował informację przechowywaną w systemie, a także powrócić do jej wcześniejszej wersji. Dotyczy to również odtwarzania dokumentów, które zostały przez użytkownika świadomie lub przypadkowo usunięte.

Zarządzanie wiedzą
Kolejnym kluczowym argumentem za wdrożeniem systemu obiegu dokumentów jest przechowywanie wiedzy wewnątrz organizacji i jej utrzymywanie w systemie, a nie tylko w głowach użytkowników. Jeśli tego nie zrobimy to każda rotacja zasobów ludzkich, np. odejście pracownika z pracy powoduje utratę wiedzy z organizacji. A wiedza jest elementem wartości firmy i coraz cenniejszym dobrem.

Modelowanie obiegu dokumentów

Klasyczny sposób modelowania obiegu dokumentów
Większość obecnie spotykanych na rynku systemów obiegu dokumentów charakteryzuje się wspólnym podejściem do procesu analizy procesów. I mimo tego, że dostępne systemy mogą się mocno różnić zakresem możliwości, funkcjonalnością i ceną to większość z nich stosuje ten sam model działania. Polega on na tym, że przed wdrożeniem systemu obiegu dokumentów musi nastąpić dosyć dokładna analiza procesów, które mają być zamodelowane. Czyli najpierw analiza procesów przeprowadzana jest przez analityka, który próbuje uzyskać wiedzę o procesach od docelowych użytkowników oraz od osób decyzyjnych. Następnie analiza ta jest uzgadniana z klientem i przekazywana konsultantom technicznym w celu wdrożenia. Ich zadaniem jest takie skonfigurowanie i przygotowanie systemu, aby użytkownicy końcowi obsługiwali procesy według uzgodnionej analizy.

Podsumowanie korzyści:

Zapraszamy do przeczytania artykułu w całości >

...............................................................................................................................................................
Sanmargar Team jest ekspertem w obszarze rozwiązań business intelligence (BI), w tym hurtowni danych, systemów obiegu informacji, kontroli jakości danych oraz rozwiązań analityczno-raportowych.